エンジニアの悩み

職場の指示系統がバラバラだとメンタルが疲弊し、作業効率が40%ダウンする。

  • 職場で指示をしてくる人が二人以上いる。
  • 誰のタスクを優先していいのか分からない。
  • 指示をしてくる人同士の連携がとれていない。

先日から職場で以下のように、新人さんが依頼されているのですが、複数の指示系統から依頼をされて辛そうにしておりました。

 

 

指示系統を一人にして、一人に人から指示がされるようにするのが、ベストなのですが、
サラリーマンというのは辛いもので、上司に進言してもはじかれることが多いです。

 

そのため、今の状況で具体的な対処法を新人さんに伝授し、日々様子を見ております。
具体的には、以下を実施してもらっております。

  • 自分のタスクを明確にし、期限内に出来る出来ないことを依頼者に判断してもらう
  • 期限には必ず、半日はバッファを準備する
  • 指示してくる人同士の連携をとってもらう

メンタルが疲弊する職場について気になった場合は、以下の記事で紹介しております。

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しかしもう職場に限界と感じたら、転職活動をしましょう。
おススメは、以下の転職エージェントとなります。

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指示系統がバラバラな場合は、あなたのタスクを明確にし、指示者に連携してもらう

指示系統が複数ある場合は、あなたの実施しているタスクと期限を明確にし、
指示依頼者自身にタスクが多いのか多くないのかを判断させる必要があります。

また指示する人は部署内であっても横のつながりが希薄な場合が多く、隣の人がどのような業務をしていているのかを
把握していないことがあります。

そのため、新人さんがどのような仕事を依頼されているのかを指示依頼者は分かっておりません。
(本当は部署内だから、連携してほしいという気持ちも分からなくはないですが…)

あなたの職場がきちんと統率がとれているのであれば、上司や先輩といった複数から仕事を依頼されるような構造をしていないかもしれませんが、一人の依頼者から仕事を受けるのは少ないです。

指示系統がバラバラだとメンタルが疲弊する理由とは

「あなたは指示系統がバラバラだと本当にメンタルが疲弊するのか?」

そのようなことを考えなかったでしょうか。具体的に想像してみるとわかりやすいです。
仕事に余裕があれば、指示系統がバラバラでも一つずつ仕事をすればいいのですが、仕事が忙しいときは、そうはいきません。

指示系統が3つで連携が取れない場合は…

  1. 緊急依頼する50歳の仕事の期限が今日中
  2. 40歳からの仕事も今日中
  3. なかなか仕事を依頼してくれなかった課長からの仕事も今日中

そうなると一人一人に自分のタスクが一杯なので、対応難しいですと言ったとしても…
こちらも忙しいから、本日中にやってもらわないと困る。

と言われて、残業することになります。
そして当日中に終わらなければ、翌日も翌々日も仕事をする羽目になり、辛くなります。
また仕事が終わらなく、何か起こられるのではないかとびくびくしてしまうと、仕事のことを聞くためにコミュニケーションをとることができないため、より仕事の効率がダウンします。

そしてやっても終わらないという負のスパイラルに陥って、メンタルが疲弊してしまいます。今は働き方改革の折、残業を強要することは少なくなってきましたが、仕事が忙しくなるとそのようなことが発生する可能性があるので、気を付けてください。

指示系統がバラバラの場合の3つの対策

あなたが今の職場で頑張っていこうと思っている場合は、ひとまず3つのことを試してみてください。他にも効率を上げる方法はありますが、出来ることから改善していく必要があります。

  • 自分のタスクを明確にし、期限内に出来る出来ないことを依頼者に判断してもらう
  • 期限には必ず、半日はバッファを準備する
  • 指示してくる人同士の連携をとってもらう

自分のタスクを明確にし、期限内に出来る出来ないことを依頼者に判断してもらう

「他の業務があることを知らなかったわ!!」

会社でよくあることですが、上司や先輩はあなたのタスク量を理解しておりません。
残業しているか否かまでは確認しておりますが、上司や先輩が担当していないプロジェクトのことを把握しておりません。

そのため、あなたのタスクを明確にして、どのくらい忙しいかを認識して頂く必要があります。

期限には必ず、半日はバッファを準備する

  • 「想定よりも時間がかかってしまった」
  • 「想定外の作業が入ってしまった」

仕事は早めに終わっても、問題はありませんが、期限を過ぎることは問題となります。
そのため、期限には必ずバッファを入れることをおススメします。

半日とは言いましたが、タスクの大きさや小ささによって変更して頂いてもかまいません。

指示してくる人同士の連携をとってもらう

「指示してくる人同士の連携が重要!!」

あなたの先輩は隣の人がどのぐらい忙しいといったことは新人に依頼している業務を把握していないことが多いです
そのため、あなたがどの程度仕事を依頼されているのかを説明するよりも、先輩同士で話をしてもらった方が早いです。
最初は面倒とは思いますが、仕事の来る量を調整される方が効率的です。

もしも先輩同士が動いてくれない場合は、その上の先輩や上司に相談して動いてもらいましょう。
しかしそれでも誰も動いてくれずに、メンタルが疲弊するのであれば、本当にしんどくなる前に転職をすることも視野に入れましょう。

【まとめ】指示系統がバラバラの場合の3つの対策

あなたの職場が指示系統バラバラな場合は、メンタルが疲弊する原因となります。そのため、あなたがメンタルを疲弊しないために、行動を起こす必要があります。

  • 自分のタスクを明確にし、期限内に出来る出来ないことを依頼者に判断してもらう
  • 期限には必ず、半日はバッファを準備する
  • 指示してくる人同士の連携をとってもらう

しかしあなたが職場で頑張ったとしても、上司や先輩が動いてくれない場合があります。
もしもどうしても職場が辛くなって、逃げ出したい場合は、仕事を辞める前に、転職相談をしてみることをおススメします。

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みるみる
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【日々人生をおもしろくするには!?】をモットーに生きてます。 30代中盤のIT企業に勤めるサラリーマンです。 『メンタル』:心理学や実生活で役立つこと。 『IT』:効率化やITを使った自動化・手間の削減 『ダイエット』:細マッチョを目指して、健康的に食事と運動を。